Politique de confidentialité

INTRODUCTION

Éki-Lib Santé Côte-Nord accorde une grande importance à la protection de vos renseignements personnels et s’engage à respecter les dispositions législatives énoncées dans les lois québécoises et canadiennes.

L’objectif de cette politique est de vous expliquer de façon transparente comment Éki-Lib Santé Côte-Nord collecte, traite et conserve vos renseignements personnels.

Vous pouvez, en tout temps, demander à consulter, corriger ou supprimer les informations que vous avez fournies à l’organisme.

Pour pouvoir exercer ces droits, vous devez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels :

Jennyfer Bezeau, directrice générale d’Éki-Lib Santé Côte-Nord

direction@eki-lib.com

418 968-3960, poste 3

Veuillez consulter régulièrement cette section pour demeurer à l’affût des modifications apportées à la politique de protection des renseignements personnels d’Éki-Lib Santé Côte-Nord.

Portée de la Politique

Cette Politique s'applique aux informations que nous collectons, communiquons, conservons et traitons de quelque autre manière que ce soit à votre sujet :

Sur notre site web www.eki-lib.com et nos pages de médias sociaux conçus et exploités par Éki-Lib Santé Côte-Nord;
Dans les courriels, formulaires et autres messages électroniques entre vous et notre site internet;
Lors de toutes interactions avec les employés d’Éki-Lib Santé Côte-Nord;
Lorsque vous interagissez avec nos formulaires, nos publicités et nos publications sur des sites web et des services tiers, si ces formulaires, publicités ou publications comportent des liens vers la présente Politique.

Notre site internet peut inclure des liens vers des sites web, services, réseaux sociaux ou applications de tiers (ex. plateforme de paiement comme Zeffy). Le fait de cliquer sur ces liens ou d'activer ces connexions peut permettre au tiers de collecter ou de partager des renseignements vous concernant. Si vous suivez un lien vers un site web tiers (ex. site internet d’un partenaire), veuillez noter que ces tiers ont leurs propres politiques de confidentialité et que nous n'avons aucune responsabilité pour les pratiques et les politiques des tiers en matière de protection des renseignements personnels. Nous ne contrôlons évidemment pas ces tiers et nous vous encourageons à lire attentivement la politique de confidentialité de chacun des tiers que vous visitez.

Enfin, si vous fournissez à Éki-Lib Santé Côte-Nord des renseignements personnels concernant une autre personne, vous vous engagez à détenir l’autorisation nécessaire pour le faire et/ou à avoir obtenu tous les consentements nécessaires de la part de cette personne afin de nous permettre de les traiter conformément à la Politique.

QU’EST-CE QU’UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL?

Un renseignement personnel est une information associée spécifiquement à une personne physique et qui peut servir à l’identifier, soit directement ou soit indirectement.

QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS PAR ÉKI-LIB SANTÉ CÔTE-NORD?

Les principaux renseignements personnels recueillis par Éki-Lib Santé Côte-Nord sont les suivants :

Prénom et nom de famille;
Numéro de téléphone;
Courriel;
Adresse postale;
Identité de genre;
Date de naissance;
Ethnie;
Information sur la carte de crédit (via la plateforme Zeffy*);
Tout autre renseignement personnel non demandé (tel que les renseignements personnels divulgués volontairement dans un courriel).

* Toutes les informations personnelles ou financières fournies à Zeffy via sa plateforme de paiement sont soumises à sa politique de confidentialité et à ses conditions d’utilisation.

POURQUOI ÉKI-LIB SANTÉ CÔTE-NORD COLLECTE-T-IL DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Éki-Lib Santé Côte-Nord utilise les renseignements personnels recueillis aux fins suivantes :

Identifier ses membres;
Gérer l’adhésion des membres;
Communiquer avec ses membres et les personnes qui contactent l’organisme;
Offrir ses services;
Améliorer ses services, sa publicité et ses communications;
Respecter ses obligations légales;
Compiler des statistiques.

COMMENT ÉKI-LIB SANTÉ CÔTE-NORD COLLECTE-T-IL DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

1- De façon volontaire

Éki-Lib Santé Côte-Nord demande de fournir volontairement des renseignements personnels dans les situations suivantes :

Adhésion à l’organisme (membre);
Implication comme bénévole;
Demande de services;
Soutien individuel;
Participation à une activité ou à un groupe de soutien;
Remise d’un don;
Envoi d’un message électronique (par l’intermédiaire du site Web ou par courriel).

2- Par l’utilisation de témoins (cookies)

Éki-Lib Santé Côte-Nord utilise des technologies de collecte de données automatiques comme des témoins (cookies) dans le but de mieux répondre aux besoins et améliorer l’expérience des personnes qui consultent son site Web et ses réseaux sociaux.

Un témoin (cookie) est un petit fichier de données que le serveur d’une page Web transfère au navigateur qui le sauvegarde sur le lecteur de disque dur. Le but est de permettre de gagner du temps lors des prochaines visites et d’évaluer les activités du site Web.

Éki-Lib Santé Côte-Nord utilise une bannière pour informer les personnes qui visitent son site Web de la présence de témoins (cookies) et obtenir leur consentement au préalable.

L’information transmise automatiquement par l’utilisation de ces technologies ne permet pas d’identifier personnellement les individus concernés. Elle sert à améliorer la navigation et est utilisée à des fins statistiques seulement.

QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT VOS RENSEIGNEMENTS ET COMMENT LES EXERCER?

Vos principaux droits en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels sont les suivants :

Le droit d'accès ;
Le droit de rectification ;
Le droit à la désindexation ;
Le droit de restreindre le traitement des renseignements personnels ;
Le droit de s'opposer au traitement des renseignements personnels ;
Le droit à la portabilité des données ;
Le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle ; et
Le droit de retirer votre consentement.

Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que nous traitons ou non vos renseignements personnels et, le cas échéant, l'accès à ces renseignements, ainsi qu'à certaines informations supplémentaires. Ces informations supplémentaires comprennent des détails sur les finalités du traitement de renseignements personnels, les catégories de renseignements personnels concernés et les destinataires des renseignements personnels. Pour autant que les droits et libertés d'autrui ne soient pas affectés, nous vous fournirons une copie de vos renseignements personnels.

Dans certaines circonstances, vous avez le droit d'obtenir l'effacement de vos renseignements personnels dans un délai raisonnable. Ces circonstances sont les suivantes :

Les renseignements personnels ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles ils ont été collectés ou sont traités d'une autre manière ;
Vous retirez votre consentement à un traitement de renseignements personnels fondé sur le consentement ;
Vous vous opposez au traitement de renseignements personnels en vertu de certaines règles applicables en matière de protection des renseignements personnels ;
Le traitement de renseignements personnels est effectué à des fins de marketing direct ;
Les renseignements personnels ont été traités de manière illégale.

Il existe toutefois des exclusions au droit à l'effacement. Les exclusions générales comprennent les cas suivants où le traitement de renseignements personnels est nécessaire :

À l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information
Pour se conformer à une obligation légale ; ou
Pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez nous informer de toute modification liée aux renseignements personnels que nous détenons sur vous.

Lorsque vous avez donné votre consentement à la collecte, à l'utilisation et au transfert de vos données à caractère personnel, vous pouvez avoir le droit légal de retirer votre consentement dans certaines circonstances. Pour retirer votre consentement, le cas échéant, contactez-nous à l'adresse direction@eki-lib.com. Veuillez noter que si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir de services.

Les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels peuvent nous permettre ou nous obliger à refuser de vous donner accès à tout ou une partie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou nous pouvons avoir détruit, effacé ou rendu anonymes vos renseignements personnels conformément à nos obligations et pratiques en matière de conservation des renseignements personnels. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous en communiquerons les raisons, sous réserve des restrictions légales ou réglementaires.

Pour de plus amples renseignements sur la protection de vos renseignements personnels et vos droits afférents, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou la Commission d’accès à l’information du Québec.

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (https://www.priv.gc.ca/fr/)
Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca)

COMMENT ÉKI-LIB SANTÉ CÔTE-NORD ASSURE-T-IL LA SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Éki-Lib Santé Côte-Nord a mis en place des mesures de sécurité techniques, matérielles et administratives pour protéger les renseignements personnels en sa possession contre la perte, le vol et l’accès non autorisé.

Éki-Lib Santé Côte-Nord tient un registre des incidents de confidentialité à jour et prendra contact avec toute personne dont les renseignements personnels seraient l’objet d’un tel incident et présentant un risque de préjudice sérieux.

COMMENT ÉKI-LIB SANTÉ CÔTE-NORD CONSERVE-T-IL LA SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Éki-Lib Santé Côte-Nord conserve les renseignements personnels pendant la plus longue des durées suivantes :

La durée nécessaire à l’accomplissement des objectifs pour lesquels ils ont été recueillis;
Les durées de conservation énoncées par les lois et les règlements pour remplir les obligations légales et comptables qui y sont liées (maximum de sept ans).

COMMENT ÉKI-LIB SANTÉ CÔTE-NORD DÉTRUIT-T-IL LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires aux fins décrites au point précédent sont détruits ou supprimés de tous les supports pour s’assurer que les informations qui y figurent ne puissent jamais être récupérées.

Les fichiers papier contenant des informations personnelles sont détruits par déchiquetage alors que les données électroniques sont supprimées. Les disques durs des équipements informatiques qui ne sont plus utilisés par Éki-Lib Santé Côte-Nord sont détruits avant d’être jetés.

À QUI LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS DIVULGUÉS?

Les renseignements personnels collectés par Éki-Lib Santé Côte-Nord sont utilisés principalement à l’interne. Dans le cas où vous donnez votre autorisation à votre intervenant, les renseignements personnels peuvent aussi être utilisés lors de communications avec d’autres professionnels de la santé qui vous suivent à l’extérieur de notre organisme.

En aucun cas Éki-Lib Santé Côte-Nord ne divulgue, ne vend ou ne loue des renseignements personnels à des tiers à des fins de marketing ou à toutes autres fins à l’exception de celles requises pour respecter des exigences légales.

COMMENT PORTER PLAINTE?

Si vous croyez qu’Éki-Lib Santé Côte-Nord a collecté, utilisé ou divulgué à tort des renseignements personnels vous concernant, vous pouvez déposer une plainte écrite à la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’organisme.

La plainte doit être acheminée dans les trente jours suivant la date à laquelle vous avez pris connaissance de la violation présumée ou auriez dû en prendre connaissance.

La plainte doit comprendre les éléments suivants :

Une description détaillée de la situation portant atteinte à la vie privée;
Une description précise de la nature et l’étendue de la violation présumée;
L’identification des parties impliquées;
La date ou la période de la violation présumée;
Vos attentes concernant les résultats souhaités.

Un avis vous sera envoyé par courriel afin de confirmer la réception de votre plainte.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels examinera attentivement votre plainte et communiquera avec vous et les parties impliquées afin de recueillir toutes les informations nécessaires pour comprendre les circonstances entourant la situation problématique (si nécessaire).

Éki-Lib Santé Côte-Nord prendra les dispositions appropriées pour résoudre la situation rapidement et un suivi sera effectué auprès des parties concernées par la plainte afin de s’assurer que des mesures correctives ou de redressement adéquates soient mises en place.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels communiquera avec vous pour vous informer des moyens qui ont été mis en place et répondre à vos questions.

DES QUESTIONS OU DES COMMENTAIRES?

Vous avez une question ou un commentaire concernant la protection des renseignements personnels au sein d’Éki-Lib Santé Côte-Nord?

N’hésitez pas à communiquer avec la personne responsable :

Jennyfer Bezeau, directrice générale d’Éki-Lib Santé Côte-Nord

direction@eki-lib.com

418 968-3960, poste 3